Betriebskostenabrechnung: Hinweise für Mieter und Vermieter

Bei der Betriebskostenabrechnung muss einiges beachtet werden.

Bei der Betriebskostenabrechnung muss einiges beachtet werden.


Die Zahlung der Betriebskosten erfolgt in den meisten Fällen in Form einer monatlichen Vorauszahlung, mit der der Mieter regelmäßig einen festen Betrag zur Deckung der Betriebskosten an den Vermieter überweist.

Dieser verpflichtet sich im Gegenzug, seinem Mieter nach einem Jahr eine Betriebskostenabrechnung vorzulegen, bei der die tatsächlich entstandenen Betriebskosten mit den gezahlten Vorauszahlungen abgeglichen werden.

Dabei können jedoch einige Fehler unterlaufen, und Vermieter, die die Betriebskostenabrechnung erstellen müssen, sind sich oft unsicher, was zu beachten ist, damit diese rechtsgültig ist. In diesem Ratgeber geben wir Ihnen alle Informationen rund um die Betriebskostenabrechnung: Worauf Mieter bei der Prüfung ihrer Betriebskostenabrechnung achten sollten, ob Vermieter eine Frist bei der Betriebskostenabrechnung einhalten müssen, was das Mietrecht zur Betriebskostenabrechnung sagt u. v. m.

Das Wichtigste zur Betriebskostenabrechnung

  • Sieht der Mietvertrag eine monatliche Vorauszahlung der Betriebskosten vor, ist eine Betriebskostenabrechnung vorzulegen.
  • Die Betriebskostenabrechnung gilt immer für einen Abrechnungszeitraum von 12 Monaten. Dies muss jedoch kein Kalenderjahr sein.
  • Die Betriebskostenabrechnung legt fest, ob ein Mieter für den Abrechnungszeit eine Nachzahlung tätigen muss oder eine Rückzahlung vom Vermieter erhält.

Betriebskostenabrechnung, was ist das?

Was ist eigentlich eine Betriebskostenabrechnung?

Was ist eigentlich eine Betriebskostenabrechnung?

Besonders junge Leute, die zum ersten Mal eine Wohnung mieten, stellen sich oft die Frage: „Was ist überhaupt eine Betriebskosten­abrechnung? Und welchen Zweck erfüllt sie?“

Sieht ein Mietvertrag vor, dass der Mieter neben der Kaltmiete auch die Betriebskosten der Wohnung zu zahlen hat, kann diese Zahlung auf zwei Arten vereinbart werden: als Pauschale oder als Vorauszahlung.

In beiden Fällen wird ein angemessener Betrag vereinbart, den der Mieter monatlich mit der Miete zu zahlen hat, um die Betriebskosten abzudecken. Der Unterschied ist der, dass bei der Zahlung einer Pauschale der Betrag festgelegt ist, ganz egal wie viel oder wie wenig der Mieter tatsächlich verbraucht.

Deshalb kann es vorkommen, dass ein Mieter mit einer Betriebskostenpauschale mehr bezahlt, als dem Vermieter tatsächlich an Betriebskosten entstehen – oder weniger. Da jedoch keine Abgleichung mit den tatsächlich entstandenen Kosten erfolgt, können weder Mieter noch Vermieter eine Rück- bzw. eine Nachzahlung geltend machen.

Anders verhält es sich bei der Vorauszahlung, denn bei dieser Zahlungsform muss nach Jahresende stets eine Betriebskostenabrechnung vom Vermieter vorgelegt werden. Diese zeigt auf, wiev iel der Mieter über den Abrechnungszeitraum an Betriebskosten durch seinen Verbrauch verursacht hat, wie viel er durch die monatlichen Vorauszahlungen gezahlt hat und inwiefern sich die beiden Beträge decken.

Hat der Mieter exakt so viel an Kosten gezahlt, wie dem Vermieter entstanden sind, geschieht nichts. Für gewöhnlich existiert jedoch eine Differenz zwischen den beiden Beträgen.

Hat der Mieter innerhalb des Abrechnungsjahres weniger gezahlt, als er verbraucht hat, steht seinem Vermieter nach der Betriebskostenabrechnung eine Nachzahlung des fehlenden Betrags zu. Hat er umgekehrt zu viel bezahlt, muss der Vermieter ihm das Guthaben zurückzahlen. Für den nächsten Abrechnungszeitraum kann dann entsprechend der Betriebskostenabrechnung eine Anpassung des Vorauszahlungsbetrags erfolgen.

Soll heißen: Für das kommende Jahr zahlt der Mieter so viel als Vorauszahlung, wie er laut der letzten Betriebskostenabrechnung im letzten Abrechnungszeitraum verbraucht hat.

Der Zweck einer Betriebskostenabrechnung ist somit, sicherzustellen, dass mit der Vorauszahlung der Betriebskosten letztendlich genau die Summe beglichen wird, die durch den Verbrauch entsteht – nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Was müssen Vermieter bei der Betriebskostenabrechnung für eine Wohnung beachten?

Bei einer Betriebskostenpauschale erfolgt keine Betriebskostenabrechnung.

Bei einer Betriebskostenpauschale erfolgt keine Betriebskostenabrechnung.

Das deutsche Mietrecht ist im Bürgerlichen Gesetzbuch verankert. Die Regelung zur Betriebskostenabrechnung im BGB findet sich in den §§ 556 bis 556c.

Diese legen fest, für welche Zeiträume die Betriebskostenabrechnung gilt, bis wann die Betriebskostenabrechnung dem Mieter vorgelegt werden muss und nach welchem Abrechnungsmaßstab gerechnet wird.

Im Folgenden erläutern wir die gesetzlichen Vorgaben, die Vermieter bei der Aufstellung der Betriebskostenabrechnung einhalten müssen, und zeigen auf, worauf Mieter achten sollten, wenn sie ihre Betriebskostenabrechnung auf Richtigkeit überprüfen.

Wie ist der Abrechnungszeitraum für die Betriebskostenabrechnung und welche Fristen gelten?

Die Betriebskostenabrechnung wird immer für einen Abrechnungszeitraum von genau zwölf Monaten aufgestellt. Dieser Zeitraum muss allerdings nicht deckungsgleich mit einem Kalenderjahr sein. Es ist deshalb auch zulässig, einen Abrechnungszeitraum zu vereinbaren, der z. B. vom 1. April bis zum 31. März dauert.

Der Abrechnungszeitraum für die Betriebskostenabrechnung kann weder verkürzt werden noch verlängert – auch nicht durch eine entsprechende Klausel im Mietvertrag.

Ist der Abrechnungszeitraum verstrichen, hat der Vermieter genau ein Jahr lang Zeit, für diesen die Betriebskostenabrechnung vorzulegen. Soll also beispielsweise für den Zeitraum vom 1. April 2017 bis 31. März 2018 die Betriebskostenabrechnung aufgestellt werden, muss diese bis zum 31. März 2019 beim Mieter sein. Dabei ist unerheblich, ob das Mietverhältnis zum Zeitpunkt des Zugangs der Betriebskostenabrechnung noch besteht.

Erhält der Mieter die Betriebskostenabrechnung erst nach Ablauf der Ein-Jahres-Frist, muss er eine eventuelle Nachzahlung nicht mehr erbringen. Steht ihm dagegen laut Betriebskostenabrechnung eine Rückzahlung vom Vermieter zu, kann er diese nach wie vor geltend machen.

Betriebskostenabrechnung: Die Frist für die Rückzahlung des Guthabens

Betriebskostenabrechnung: Welche Frist gilt für die Rückzahlung?

Betriebskostenabrechnung: Welche Frist gilt für die Rückzahlung?

Hat der Mieter laut Betriebskostenabrechnung mehr bezahlt, als er während des Abrechnungszeitraums in Wahrheit verbraucht hat, steht ihm eine Rückzahlung des Guthabens durch den Vermieter zu.

Dies sollte üblicherweise umgehend geschehen, die beiden Parteien können aber auch im Mietvertrag festlegen, zu welchem Zeitpunkt ein eventuelles Guthaben an den Mieter zurückzuzahlen ist.

Verzögert sich die Rückzahlung durch den Vermieter, ist er ab dem 30. Tag, nachdem die Betriebskostenabrechnung beim Mieter eingegangen ist, im Zahlungsverzug. Der Mieter hat dann die Möglichkeit, eine Mahnung auszusprechen und auf die Zahlungsverpflichtung hinzuweisen.

Er kann seinem Vermieter eine angemessene Frist für die Zahlung der Rückerstattung setzen und androhen, die laufenden Betriebskostenvorauszahlungen nach Fristablauf zurückzubehalten. Kommt der Vermieter dann immer noch nicht seiner Verpflichtung nach, bleibt dem Mieter nur die Möglichkeit, beim Amtsgericht Klage auf Auszahlung seines Guthabens zu erheben.

Dafür hat er drei Jahre Zeit, danach verjährt der Erstattungsanspruch auf das Guthaben aus der Betriebskostenabrechnung. Die Verjährung beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Betriebskostenabrechnung zugestellt wurde. Wenn der Mieter z. B. am 31. März 2017 die Betriebskostenabrechnung erhalten hat, beginnt die Verjährungsfrist von 3 Jahren am 1. Januar 2018 und endet am 31. Dezember 2020.

Bis wann muss bei der Betriebskostenabrechnung die Nachzahlung durch den Mieter erfolgen?

Hat der Mieter mit der Betriebskostenvorauszahlung weniger gezahlt, als dem Vermieter gemäß Betriebskostenabrechnung an tatsächlichen Kosten entstanden sind, ist der Mieter verpflichtet, den ausstehenden Betrag nachzuzahlen. Hat der Vermieter die Betriebskostenabrechnung allerdings zu spät vorgelegt, verliert er seinen Anspruch auf die Nachzahlung.

Bei der Nachzahlung der Betriebskostenabrechnung gelten für den Mieter die gleichen Fristen wie bei der Rückzahlung durch den Vermieter: Die Nachzahlung ist umgehend zu entrichten oder der Mieter gerät nach 30 Tagen in Zahlungsverzug. Der Vermieter hat dann die Möglichkeit, zu mahnen oder die Nachzahlungsansprüche einzuklagen. Auch hier gilt eine Verjährungsfrist von 3 Jahren, die mit dem Ende des Jahres, in dem die Betriebskostenabrechnung zugestellt wurde, beginnt.

Wenn die Betriebskostenabrechnung z. B. am 31. März 2017 beim Mieter eingeht und dieser die darin geforderte Betriebskostennachzahlung nicht zahlt, beginnt ab dem 1. Januar 2018 die Verjährungsfrist von 3 Jahren, innerhalb der der Vermieter seinen Anspruch einklagen kann. Die Frist endet für ihn demnach am 31. Dezember 2020.

Welche Angaben gehören in die Betriebskostenabrechnung?

Die im Mietvertrag vereinbarten Betriebskosten müssen in der Betriebskostenabrechnung auftauchen.

Die im Mietvertrag vereinbarten Betriebskosten müssen in der Betriebskostenabrechnung auftauchen.

Wurde im Mietvertrag einfach nur vereinbart, dass der Mieter die Zahlung der Betriebskosten übernimmt, ohne dass diese näher spezifiziert wurden, heißt das in der Regel, dass sämtliche umlagefähigen Betriebskosten auf der Betriebskostenabrechnung auftauchen können: Grundsteuer, Gebühren für Abwasser, Heizkosten etc.

Eine vollständige Auflistung aller umlagefähigen Betriebskosten ist der Betriebskostenverordnung zu entnehmen.

Es müssen demnach alle Kosten, über die abgerechnet werden soll, in der Betriebskostenabrechnung auftauchen. Zu jedem Posten sind folgende Angaben zu machen:

  • die Gesamtkosten, die durch die jeweilige Kostenart entstanden sind
  • die Anzahl der Abrechnungstage (in der Regel 365)
  • die Berechnung des Anteils, den der Mieter zahlen soll
  • der zugrundeliegende Verteilerschlüssel, nach dem dieser Anteil berechnet wurde

Von der Gesamtsumme der auf den Mieter umgelegten Kosten müssen die gezahlten Vorauszahlungen abgezogen werden. Diese Differenz ist in der Betriebskostenabrechnung anzugeben. Des Weiteren müssen die verwendeten Verteilerschlüssel in der Betriebskostenabrechnung erläutert werden.

Die gesamte Betriebskostenabrechnung muss so aufgestellt sein, dass sie verständlich und ggf. nachrechenbar ist.

Was ist der Verteilerschlüssel in der Betriebskostenabrechnung?

Der Verteilerschlüssel legt fest, wie die Betriebskosten, die für das gesamte Mietshaus anfallen, in der Betriebskostenabrechnung auf die einzelnen Mieter verteilt werden.

Die sog. „kalten Betriebskosten“ werden entweder nach Wohnfläche abgerechnet oder nach Personenzahl. Dies gibt der Mietvertrag vor. Legt dieser keine Regelung zum Verteilerschlüssel fest, wird in der Regel immer nach Wohnfläche abgerechnet.

Sind sämtliche Wohnungen des Mietshauses mit Wasseruhren ausgestattet, kann die Abrechnung der Betriebskosten für Wasser und Abwasser auch verbrauchsabhängig erfolgen.

Die Heizkosten sind in der Betriebskostenabrechnung separat aufzuführen.

Die Heizkosten sind in der Betriebskostenabrechnung separat aufzuführen.

Neben den kalten Betriebskosten können auch die warmen Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden. Diese beinhalten die Kosten für die Beheizung und die Versorgung mit Warmwasser.

Hier schreibt eine Verordnung vor, dass in der Betriebskostenabrechnung mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent der warmen Betriebskosten verbrauchsabhängig verteilt werden müssen. Die übrigen 30 bis 50 Prozent werden nach Wohnfläche abgerechnet.

Der Vermieter legt den konkreten Maßstab für den Verteilerschlüssel einmalig fest.

Wird eine gemeinsame Heiz- und Betriebskostenabrechnung aufgestellt, sind die warmen Betriebskosten separat aufzuführen.

Beispiel: So kann die Betriebskostenabrechnung aussehen

Um zu veranschaulichen, wie eine Betriebskostenabrechnung aussehen kann und wie die Berechnung erfolgt, führen wir an dieser Stelle einige Beispiele auf. Bitte beachten Sie, dass hier fiktive Werte verwendet wurden.

Zunächst sollte die Betriebskostenabrechnung ein Anschreiben an den Mieter beinhalten. Eine Vorlage dafür können Sie hier kostenlos herunterladen. Bitte übernehmen Sie diese nicht unverändert.

Es folgt die eigentliche Betriebskostenabrechnung. Als erstes sollten die kalten Betriebskosten aufgelistet werden.

Dies kann z. B. folgendermaßen aussehen:

KostenartGesamtkosten in €Verteiler­schlüsselAbrechnungs­tageAnteil in €
1.800,00100,00
Niederschlags­wasser600,00nach Wohnfläche36540,00
Müllbeseiti­gung1.200,00nach Personenzahl36560,00
Anmerkung: Eine reale Betriebskostenabrechnung erhält in der Regel natürlich mehr Kostenpunkte. Zur Vereinfachung gibt unser Beispiel nur zwei an, um die Rechnung besser veranschaulichen zu können.

Nach diesem Beispiel muss der Mieter für die beiden aufgeführten Kostenpunkte für den Abrechnungszeitraum 100 Euro bezahlen.

Wie wurden diese berechnet? Bei unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass die Betriebskostenabrechnung unter folgenden Parametern aufgestellt wurde:

  • die Wohnfläche des Mieters, für den die Betriebskostenabrechnung gilt, beträgt 90 qm
  • die Gesamtfläche aller Wohnungen im Mietshaus beträgt 1350 qm
  • in der Wohnung, für die die Betriebskostenabrechnung gilt, leben 2 Personen
  • in allen Wohnungen des Mietshauses zusammen leben 40 Personen

Die obige Betriebskostenabrechnung wurde somit für eine Wohnung aufgestellt,

  • deren Wohnfläche 1/15 der Gesamtfläche des Mietshauses beträgt (90 / 1350 = 1/15) und
  • deren Bewohner 1/20 der Personenzahl des Mietshauses ausmachen (2 / 40 = 1/20).

Betriebskostenabrechnung: Der Verteilerschlüssel legt fest, wie abgerechnet wird.

Betriebskostenabrechnung: Der Verteilerschlüssel legt fest, wie abgerechnet wird.

Der Kostenpunkt „Niederschlagswasser“ wird in unserer Betriebskostenabrechnung nach Wohnfläche abgerechnet. Für das gesamte Mietshaus entstanden hier Betriebskosten von 600 Euro.

Da die entsprechenden Wohnung 1/15 der Gesamtfläche ausmacht, muss deren Mieter somit auch 1/15 der Gesamtkosten „Niederschlagswasser“ zahlen: 600 / 15 = 40.

Die Kosten für die Müllbeseitigung werden dagegen nach der Personenzahl im Haus abgerechnet.

Die obige Betriebskostenabrechnung gilt für 1/20 aller Bewohner im Haus und beträgt somit auch 1/20 der Gesamtkosten von 1.200 Euro: 1.200 / 20 = 60.

Die beiden Mieter, für deren Wohnung die Betriebskostenabrechnung aufgestellt wurde, müssen also 40 Euro für das Niederschlagswasser und 60 Euro für die Müllbeseitigung zahlen.

Nachdem geklärt wurde, wie viel die Mieter zahlen müssen, muss noch betrachtet werden, wie viel sie bereits mit ihrer Vorauszahlung gezahlt haben.

Dies kann folgendermaßen aussehen:

Es ergibt sich ein Guthaben für den Mieter in Höhe von20 €
Summe Betriebskosten100 €
Summe Betriebskostenvorauszahlung120 €
- 20 €

Nach dieser Betriebskostenabrechnung steht dem Mieter somit eine Rückzahlung von 20 Euro zu.

Kann ich Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung einlegen?

Wenn Ihnen Ihre Betriebskostenabrechnung zu hoch erscheint, ein falscher Verteilerschlüssel zur Berechnung verwendet wurde oder Sie sonst etwas an der Betriebskostenabrechnung zu beanstanden haben, können Sie Widerspruch einlegen.

Nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung haben Mieter bis zu vier Wochen Zeit, um die Betriebskostenabrechnung prüfen zu lassen, bevor sie eine Nachzahlung leisten müssen. Bei der Überprüfung kann Sie z. B. der Mieterverein oder ein Anwalt für Mietrecht unterstützen. Zudem können Sie vom Vermieter Einsicht in alle Abrechnungsunterlagen fordern.

Insgesamt bleiben nach Zugang der Betriebskostenabrechnung dem Mieter 12 Monate, um Einspruch gegen die Betriebskostenabrechnung zu erheben. Dies kann er selbst dann tun, wenn er die darin geforderte Nachzahlung bereits an den Vermieter überwiesen hat.

Dazu muss er seine Einwände gegen die Betriebskostenabrechnung schriftlich dem Vermieter mitteilen und ihn um eine Stellungnahme bitten. Erfolgt auf das Schreiben keine Reaktion, sollte sich der Mieter mit einem Rechtsanwalt oder dem Mieterverein beraten, bevor weitere Schritte eingeleitet werden.
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2 Gedanken zu „Betriebskostenabrechnung: Hinweise für Mieter und Vermieter

  1. Thomas B.

    Meine Nebenkosten wurden mir zum Teil erstattet, weil Vermieter sich verrechnet hat.
    Innerhalb welcher Frist kann er die korrigierte Abrechnung zusenden und den Betrag von mir einfordern.

    Antworten
    1. mietrecht.com

      Hallo Thomas B.,

      in der Regel muss auch eine korrigierte Abrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist dem Mieter zugehen. Für eine rechtliche Beratung diesbzeüglich wenden Sie sich am besten an einen Mieterverein oder einen Anwalt.

      Ihr Team von mietrecht.com

      Antworten

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