Wohnungsübergabeprotokoll: Für Mieter und Vermieter gleichermaßen wichtig

Von Mietrecht.com, letzte Aktualisierung am: 5. Mai 2021

Übergabeprotokoll für Wohnung, Haus oder Gewerbe geeignet

Wohnungsabnahmeprotokoll: Bei Ein- oder Auszug gleichermaßen ratsam.
Wohnungsabnahmeprotokoll: Bei Ein- oder Auszug gleichermaßen ratsam.

Bei einer Wohnungsübergabe sollten Mieter und Vermieter auch einiges achten. Es kann durchaus wichtig sein, in welchem Zustand die Mietsache übergeben wurde. Das trifft natürlich nicht nur auf Wohnungen, sondern auch für gemietete Häuser, Garagen oder Gewerberäume zu. Im Falle von Unstimmigkeiten zum oder nach dem Ende der Mietzeit, kann ein Haus- oder Wohnungsübergabeprotokoll durchaus von Bedeutung sein.

Was in einem Übergabeprotokoll für Gewerbe oder Wohnraum enthalten sein sollte und ob es gesetzliche Bestimmungen diesbezüglich gibt, erläutern wir im nachfolgenden Ratgeber. Darüber hinaus stellen wir eine Checkliste zum kostenlosen Herunterladen zur Verfügung.

Das Wichtigste zum Thema „Wohnungsübergabeprotokoll“

Muss ein Übergabeprotokoll bei der Wohnungsübergabe angefertigt werden?

Ein Protokoll für die Wohnungsübergabe ist gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben. Es ist allerdings immer empfehlenswert ein Übergabeprotokoll zu führen und in diesem den Zustand der Mietsache festzuhalten.

Welche Informationen sollte ein Übergabeprotokoll enthalten?

Neben dem allgemeinen Zustand beim Ein- oder Auszug der Mietsache, sollten Mängel, Schäden oder auffällige Gebrauchsspuren im Übergabeprotokoll festgehalten werden. Darüber hinaus sollten Zählerstände sowie die Anzahl der übergebenen Schlüssel ebenfalls notiert sein. Wichtig sind zudem die Unterschriften der Mieter und Vermieter.

Wie sieht ein Wohnungsübergabeprotokoll aus?

Einheitliche Regelungen für Übergabeprotokolle gibt es nicht. Mieter und Vermieter können sich jedoch an Mustern und Vorlagen orientieren. Eine umfassende Vorlage für ein Übergabeprotokoll für die Wohnungsübergabe können Sie sich z. B. auf formblitz.de herunterladen.

Warum ist ein Übergabeprotokoll so wichtig?

Eine gesetzliche Grundlage für ein Wohnungsübergabeprotokoll gibt es nicht. Es muss also nicht zwingend angefertigt werden, wenn Mieter die Wohnung entweder beim Einzug übernehmen oder beim Auszug wieder zurückgeben. Allerdings ist es immer ratsam, dies dennoch zu tun. Denn ist ein solches Übergabeprotokoll für die Wohnung vorhanden, sind Vermieter und Mieter an die darin aufgeführten Informationen und Feststellungen gebunden. Das gilt natürlich auch für die Inhalte in einem Übergabeprotokoll für Haus zur Miete oder für Gewerberäume.

Für Vermieter und Mieter ist ein Übergabeprotokoll mit der Unterschrift bindend.
Für Vermieter und Mieter ist ein Übergabeprotokoll mit der Unterschrift bindend.

Grundsätzlich bedeutet dies, dass diese Protokolle Beweiskraft haben, wenn es zum Beispiel um Schadensersatzforderungen geht oder Vermieter Kosten an den Mieter abgeben wollen. Daher ist es wichtig, dass der Zustand bei der Übergabe an den Mieter festgehalten wird. Das kann nämlich Auswirkungen auf die Pflichten beim Auszug haben. Bestehen zum Beispiel bereits beim Einzug Mängel oder Schäden und sind diese im Wohnungsübergabeprotokoll notiert, können Vermieter beim Auszug die Beseitigung dieser nicht ohne Weiteres verlangen.

Besonders oft kommt es zu Unstimmigkeiten bei der Frage der Renovierung beim Auszug. Hier ist zum einen ebenfalls wichtig, in welchem Zustand sich die Mietsache beim Einzug befand und zum anderen, was im Mietvertrag vereinbart wurde. Es ist beispielsweise nicht zulässig, dass Vermieter beim Auszug eine komplette Renovierung verlangen, wenn die Wohnung oder das Haus beim Einzug unrenoviert oder renovierungsbedürftig waren. Ist das aus dem Protokoll ersichtlich und haben Mieter beim Einzug keinen Ausgleich für eine Renovierung erhalten, können Vermieter eine solche beim Auszug in der Regel nicht verlangen (BGH 18.03.2015, Az.: VIII ZR 185/14).

Fertigen die Parteien also kein Übergabeprotokoll beim Auszug an, ist es in der Regel schwer nachzuweisen, wer für Schäden oder Mängel aufkommen muss. Das kann im Zweifelsfall zu langwierigen Rechtsstreitigkeiten führen.

Übergabeprotokoll für eine Mietwohnung bzw. ein Haus: Das sollte es enthalten

Mieter und Vermieter sind in jedem Fall gut beraten, wenn sie bereits beim Einzug ein Wohnungsübergabeprotokoll anfertigen. Zudem sollten Sie auch immer Fotos vom Zustand und etwaigen Mängeln machen. Beim Auszug kann ein Protokoll zur Wohnungsübergabe dann sicherstellen, dass nach dem Ende des Mietverhältnisses nicht doch plötzliche Forderungen auf Mieter zukommen, die eventuell nicht gerechtfertigt sind.

Gleichzeitig kann es auch verhindern, dass Vermieter auf Kosten sitzenbleiben, die eigentlichen von Mietern hätten getragen werden müssen. Eine Wohnungsübergabe ohne Protokoll kann also nachträglich zu Problemen führen, wenn Mieter oder Vermieter keine anderen Nachweise haben.

Auch bei einem Haus zur Miete ist eine Übergabeprotokoll wichtig.
Auch bei einem Haus zur Miete ist eine Übergabeprotokoll wichtig.

Um ein Wohnungsübergabeprotokoll auch richtig ausfüllen zu können, sollten Sie bei der Übergabe einige Punkte beachten. So kann die Auswahl des Termins wichtig sein. Tageslicht kann dazu beitragen, dass Gebrauchsspuren oder Mängel in der Wohnung besser sichtbar sind. Darüber hinaus sollte die Mietsache leergeräumt sein, sodass alles zugänglich und sichtbar ist.

Grundsätzlich sollten Mieter und Vermieter bei der Übergabe persönlich anwesend sein oder einen Vertreter schicken, der unterschriftsberechtigt ist. Vertreter sind bei großen Wohnungsbaugesellschaften oder Firmen oftmals die zuständige Verwaltung, Hausmeister oder Makler. Es kann auch hilfreich sein, Dritte als Zeugen zu einer Übergabe mitzunehmen. Die Mietsache sollten die Vertragsparteien bzw. deren Vertreter dann immer gemeinsam begehen.

Für einen problemlosen Ablauf einer Übergabe von Mietsachen, könnten die nachfolgende Tipps behilflich sein:

  • Halten Sie vereinbarte Übergabetermine schriftlich fest.
  • Sorgen Sie dafür, dass die Mietsache zum Termin geräumt ist.
  • Die Mietsache sollte zudem nicht vermüllt oder dreckig übergeben werden.
  • Entspricht die Mietsache den Vereinbarungen im Mietvertrag (bei Einzug)?
  • Was ist im Mietvertrag bzw. Übergabeprotokoll des Vormieters (bei Einzug) bezüglich der Renovierungen vereinbart? Gesetzliche Regelungen sind zu beachten
  • Bei der Übergabe eine Mängelliste anfertigen (sicherheitshalber auch mit Fotos).
  • Halten Sie Zählerstände fest (Heizung, Wasser, Gas, Strom).
  • Welche Schlüssel wurden/werden übergeben und wie viele sind es?
  • Mieter und Vermieter müssen das Protokoll unterschreiben.
Laden Sie hier kostenlos die Checkliste für die Wohnungsübergabe herunter!


Drucken Sie sich die Checkliste am besten aus und nehmen Sie diese mit zu den Besichtigungen. Sie können die Punkte dann auf dieser abhaken.


Checkliste für Übergaben (.pdf)

Diese Punkte sind nicht nur beim Mietsachen eine Unterstützung. Sie können auch für ein Übergabeprotokoll bei einer Eigentumswohnung (Regelungen zum Mietvertrag natürlich ausgenommen) oder für Gewerbeeinheiten eine wichtige Hilfe darstellen. Denn Übergaben von Wohnraum unterscheiden sich eigentlich nicht von denen bei Gewerberäumen. Die gleichen Grundsätze gelten auch hier.

Angaben im Wohnungsübergabeprotokoll im Detail

Da in einem Wohnungsübergabeprotokoll der Zustand der Mietsache festgehalten ist, sollten Sie in jedem Raum Böden, Wände, Decken sowie Türen und Fenster auf Gebrauchsspuren, Schäden oder Mängel kontrollieren. Im Protokoll ist dann zu vermerken, ob alles in Ordnung ist oder eben nicht und welche Schäden genau vorliegen. Neben dem Aussehen von Heizungen und elektrischen Einrichtungen, sollten diese auch auf ihre Funktion überprüft werden. Gleiches gilt für sanitäre Einrichtungen sowie Anschlüsse in Bad und Küche.

Wohnungsübergabeprotokoll: Ob beim Auszug renoviert werden muss, hängt von dessen Inhalt und Vertragsvereinbarungen ab.
Wohnungsübergabeprotokoll: Ob beim Auszug renoviert werden muss, hängt von dessen Inhalt und Vertragsvereinbarungen ab.

Ist vereinbart, dass Nachmieter bestimmte Einrichtungsgestände übernehmen oder dass der Vermieter diese in der Mietsache belassen möchte, sollte dies ebenfalls im Protokoll vermerkt werden. So stellt ein Übergabeprotokoll für Mieter, Vermieter und Nachmieter sicher, was mit verbleibender Einrichtung geschieht und wer für die Instandhaltung bzw. eine spätere Entsorgung zuständig ist.

Im Übergabeprotokoll sind die Zählerstände für die betreffende Mietsache ebenfalls festzuhalten. Das ist sowohl für die Nebenkostenabrechnung wichtig als auch für die Anmeldung sowie die Abrechnung bei Versorgern. Mieter müssen nur die Nebenkosten tragen, die während ihrer Mietzeit anfallen. Die Zählerstände und Verbrauchmesser an Heizungen bestimmen dann den Verbrauch ab der Übergabe für den Einzug bzw. bis zum Auszug.

Schlüsselübergabeprotokoll: Ist das notwendig?

Bei Wohnungsübergaben werden natürlich auch die Schlüssel entweder an den Mieter ausgehändigt oder an den Vermieter zurückgegeben. Ob dafür ein eigenes Protokoll angefertigt wird oder sie im Wohnungsübergabeprotokoll die Schlüssel vermerken, ist Mieter und Vermietern überlassen. Wichtig ist, dass die Anzahl der Schlüssel dokumentiert ist.

Geht ein Schlüssel während der Mietzeit verloren, ist anhand des Protokolls beim Einzug nachvollziehbar, welcher Schlüssel fehlt. Das kann auch verhindern, dass Mietern Kosten für ein Schlosstausch oder für das Nachmachen von Schlüsseln auferlegt werden, wenn sie nachweisen können, dass sie nur eine gewisse Anzahl erhalten haben.

Wohnungsübergabeprotokoll sollte immer unterschrieben werden - und das von allen Vertragsparteien.
Wohnungsübergabeprotokoll sollte immer unterschrieben werden – und das von allen Vertragsparteien.

Besonders bei größeren oder großen Gewerbeeinheiten kann es jedoch von Vorteil sein, wenn ein separates Schlüsselprotokoll dem Übergabeprotokoll hinzugefügt wird. Oftmals werden hier viele Schlüssel oder auch Schlüsselkarten übergeben, was es nicht einfach macht, den Überblick zu behalten.

Mietwohnung: Übergabeprotokoll als Muster

Sind Sie sich nicht sicher, wie ein Wohnungsübergabeprotokoll aussehen kann, gibt es online viele Varianten und Vorlagen. Im Grunde unterscheiden sich die Muster nicht oder nur geringfügig. Wichtig ist, dass Sie diese Vorlagen in der Regel sowohl für Wohnungen als auch für Häuser und Gewerberäume nutzen können.

Nachfolgend finden Sie ein Muster für ein Haus- und für ein Wohnungsübergabeprotokoll, dass Sie kostenlos herunterladen können. Passen Sie die Vorlage ihren Bedürfnissen an und nehmen Sie es dann zur Übergabe der Mietsache mit.

Laden Sie hier kostenlos das Muster für ein Übergabeprotokoll herunter!


Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nur um ein Muster handelt. Übernehmen Sie dieses daher nicht unverändert.


Übergabeprotokoll Muster (.doc) Übergabeprotokoll Muster (.pdf)
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Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nur um ein Muster handelt. Übernehmen Sie dieses daher nicht unverändert.


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