Hausverwaltung: Aufgaben und Pflichten eines Verwalters

Von Mietrecht.com, letzte Aktualisierung am: 24. November 2021

Haus- oder Mietverwaltung betrift jeden Vermieter

Eine Hausverwaltung kann der Eigentümer selbst übernehmen oder an andere übertragen.
Eine Hausverwaltung kann der Eigentümer selbst übernehmen oder an andere übertragen.

Vermieten Eigentümer ihre Immobilie, gehen damit bestimmte Pflichten und Aufgaben einher. Punkte wie die Kontrolle der Mietzahlungen, die Erstellung der Betriebskostenabrechnungen sowie auch das Aufsetzen von Mietverträgen, die Korrespondenz mit den Mietern oder die Instandhaltung der Mietsache stellen nur einige dieser Aufgaben dar. Eine vermietete Immobilie muss also auch entsprechend verwaltet werden. Ob Vermieter dies selbst übernehmen oder die Hausverwaltung an andere übertragen, bleibt ihnen überlassen.

Was zu den wichtigsten Aufgaben und Pflichten einer Hausverwaltung zählt, worauf Vermieter als Verwalter achten müssen und welche Kosten bei einer Objektverwaltung anfallen können, betrachten wir im nachfolgenden Ratgeber näher.

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Das Wichtigste zum Thema “Hausverwaltung”

Was sind Aufgaben einer Hausverwaltung?

Eine Hausverwaltung stellt die Schnittstelle zwischen Vermietern und Mietern dar. Sie übernimmt sowohl kaufmännische als auch technische Aufgaben, die im Zusammenhang mit einer Immobilienverwaltung anfallen. Welche das genau sind, haben wir hier zusammengefasst.

Kann ein Eigentümer Hausverwalter sein?

Ja. Eigentümer können die Verwaltung ihrer Immobilie selbst übernehmen. Worauf sie dabei achten müssen, erfahren Sie hier.

Darf in der Nebenkostenabrechnung die Hausverwaltung aufgeführt sein?

Nein. Die Kosten für die Hausverwaltung dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden. Allerdings gilt dies nur für das Wohnraummietrecht. Wie hoch diese Kosten ausfallen können, lesen Sie hier.

Weitere Ratgeber im Zusammenhang mit der Hausverwaltung

Aufgaben der Hausverwaltung: Kaufmännisch und technisch versiert sein

Die Mietverwaltung kommt im Wohnraummietrecht zur Anwendung.
Die Mietverwaltung kommt im Wohnraummietrecht zur Anwendung.

Eine Hausverwaltung gilt als Teil der Immobilienwirtschaft und fungiert als Schnittstelle zwischen Vermieter und Mieter. Über eine solche Hausverwaltung wird in der Regel Wohnmietraum in Form von Wohnungen, Wohnanlagen, Häusern oder Eigentumswohnungen betreut, weshalb diese Form der Immobilienverwaltung oft auch als Wohnungsverwaltung oder Mietverwaltung bezeichnet wird. Bei einer Immobilien- oder Objektverwaltung sind dann auch Gewerbemietfläche mitberücksichtigt

Zur Betreuung der Wohneinheiten zählen neben kaufmännischen Aufgaben auch die technische Verwaltung, was oft dazu führt, dass eine Hausverwaltung mit einem Hausmeister gleichgesetzt wird. Allerdings ist dieser in der Regel ein Angestellter der Verwaltung oder einer externen beauftragten Firma, welche die Hausmeisteraufgaben übernimmt. Die Hausverwaltung an sich ist eine administrative Tätigkeit, die vom Eigentümer bzw. Vermieter selbst ausgeführt werden kann oder von diesem an Dritte übertragen wird.

Wichtig ist bei einer Hausverwaltung, dass Vermieter bzw. Verwalter nicht nur ihre eigenen Interessen wahren, sondern auch die aktuelle Gesetzeslage kennen und Vorgaben umsetzen. Sie sind zudem dafür verantwortlich, dass die vertragsgerechte Nutzung der Mietsache möglich ist und so erfolgt. Im gewerblichen Mietbereich hat sich die Unterteilung in Property Management (kaufmännische Verwaltung) und Facility Management (technische Verwaltung) schon seit Längerem durchgesetzt. Aber auch im Wohnmietbereich ist diese Unterteilung der Verwaltungsaufgaben nicht mehr selten. Bei einer Hausverwaltung, egal ob durch den Eigentümer selbst oder durch Dritte müssen beide Gebiete abgedeckt sein.

Kaufmännische Aufgaben bei einer Wohnungsverwaltung

Gesetzlich ist nicht bestimmt, welche Aufgaben in den Bereich der Hausverwaltung fallen. Diese ergeben sich eher aus den Notwendigkeiten, die eine Verwaltung von Mietsachen mit sich bringen. Und aus den vertraglichen Vereinbarungen, wenn Eigentümer die Objektverwaltung an Dritte abgeben. Im Verwaltervertrag ist üblicherweise immer festgehalten, welche Bereiche durch die externe Hausverwaltung betreut werden und ob einige Aufgaben beim Eigentümer verbleiben. Neben der Kommunikation mit den Mietern übernimmt eine Hausverwaltung auch kaufmännische Tätigkeiten.

Zu diesen kaufmännischen Aufgaben einer Hausverwaltung gehören in der Regel folgende Punkte:

  • Organisation von Inseraten
  • Organisation von Besichtigungen 
  • Aufsetzen von Mietverträgen und Vertragszusätzen
  • Kontrolle und Buchung der Mieteinnahmen
  • Mieterhöhungen bzw. Anpassung laut Vertrag
  • Prüfung von Mietminderungen
  • Einfordern von Außenständen
  • Erstellen von Mahnungen
  • Erstellen der Betriebskostenabrechnung zu den gesetzlichen Fristen
  • Bezahlen von Rechnungen im Zusammenhang mit dem verwalteten Objekt
  • Versorgungsdienstleister beauftragen (Wasser, Strom, Abfall usw.)
  • Buchhaltung, Führung von Mieterakten

Bei einer Hausverwaltung müssen demnach sowohl die Interessen der Vermieter berücksichtigt als auch die Pflichten dieser gegenüber den Mietern einhalten. Beide spielen dann natürlich auch im technischen Bereich der Verwaltung eine Rolle. 

Hausverwaltung: Auch technische Aufgaben gehören dazu

Zum technischen Bereich einer Hausverwaltung gehören zum Beispiel die Beauftragung und Koordination von notwendigen Instandhaltungs- oder Reparaturarbeiten am Objekt bzw. in den Mieteinheiten der Mieter. Denn gemäß § 535 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sind Vermieter verpflichtet, den vertragsgerechten Gebrauch der Mietsache zu gewährleisten. Als Vermietervertreter muss die Hausverwaltung diesen Pflichten entsprechend nachkommen.

Sind hierfür Instandhaltungen, Wartungen oder auch Modernisierungen notwendig, obliegt es der Hausverwaltung, diese zu organisieren. Ist dafür der Zutritt zu den vermieteten Räumen notwendig, darf dies nur in Absprache mit den Mietern geschehen. Gleiches gilt übrigens auch, wenn eine Besichtigung ansteht. Mieter müssen bestimmte Begehungen und Termine hinnehmen, aber ein Betreten der Mietsache durch die Hausverwaltung oder den Vermieter ohne Einverständnis der Mieter ist nicht zulässig.

Zu den Aufgaben der Hausverwaltung gehört auch die Kontrolle der beauftragten Dienstleister.
Zu den Aufgaben der Hausverwaltung gehört auch die Kontrolle der beauftragten Dienstleister.

Zu den technischen Aufgabenbereichen gehören unter anderem auch die Kontrolle sämtlicher Anlagen und technischen Einrichtungen im Objekt. Die Hausverwaltung muss also sicherstellen, dass Heizungen, Wasserversorgung, Strom, Aufzüge oder auch Klingelanlagen einwandfrei funktionieren. Tun sie dies nicht und sorgt eine Hausverwaltung nicht für die Beseitigung dieser Mängel, kann dies gemäß §§ 336 ff BGB als Grundlage für eine Mietminderung dienen.

Auch die Überprüfung der im Objekt tätigen Dienstleister wie Hausmeister, Reinigungskräfte oder Gärtner liegt in der Verantwortung der Hausverwaltung. Darüber hinaus fallen Wohnungsabnahmen bei Auszug bzw. Wohnungsübergaben bei Einzug ebenfalls in diesen Aufgabenbereich. 

Für die Übergaben sollten dann auch immer ein Protokoll angefertigt werden, welches zu den jeweiligen Mieterakten zu sortieren ist und gegebenenfalls als Grundlage für Ansprüche dienen kann. Wie ein solches Protokoll aussehen kann, zeigt unsere Vorlage, die Sie sich kostenlos herunterladen können.

Laden Sie hier kostenlos die Checkliste für die Wohnungsübergabe herunter!


Drucken Sie sich die Checkliste am besten aus und nehmen Sie diese mit zu den Besichtigungen. Sie können die Punkte dann auf dieser abhaken.


Checkliste für Übergaben (.pdf)

Eigentümer als Hausverwalter: Was ist hier wichtig?

Sind Eigentümer auch gleichzeitig Verwalter und übernehmen die private Hausverwaltung selbst, gelten im Prinzip die gleichen Regelungen und Voraussetzungen wie bei einer Verwaltung durch Dritte. Der Eigentümer muss allerdings alle verwalterischen Aufgaben (kaufmännisch und technisch) selbst erledigen und sich dabei an die rechtlichen Vorgaben halten.

Eigentümer oder Hausverwaltung: Die Nebenkostenabrechnung muss korrekt und fristgerecht erfolgen.
Eigentümer oder Hausverwaltung: Die Nebenkostenabrechnung muss korrekt und fristgerecht erfolgen.

Erstellen sie beispielsweise im Rahmen der Hausverwaltung eine Nebenkostenabrechnung, müssen auch Eigentümer darauf achten, dass diese korrekt und innerhalb der gesetzlichen Fristen erfolgt. Hier ist unter anderem wichtig, was als Nebenkosten überhaupt auf die Mieter umgelegt werden darf. Gesetzlich ist dies in § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) definiert. Die wichtige Frist für eine solche Abrechnung sind 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Verpassen Eigentümer diesen, können sie keine Forderungen mehr geltend machen und bleiben eventuell auf den Nachzahlungen sitzen. Gleiches gilt übrigens auch für eine Hausverwaltung durch Dritte.

Wichtig ist zudem, dass eine Abrechnung nur dann erstellt und Nachzahlungen gefordert werden können, wenn dies im Mietvertrag auch vereinbart ist. Wurden beispielsweise Pauschalbeträge bestimmt, können Vermieter keine Nachzahlung verlangen.

Ist der Eigentümer gleichzeitig auch die Hausverwaltung, muss er selbst darauf achten, dass die Hausordnung bzw. die Bestimmungen des Mietvertrags eingehalten werden. Beschweren sich Mieter, muss er diesen Beschwerden nachgehen und für die Beseitigung der Mängel sorgen. Das bedeutet dann auch, die Beauftragung von Handwerkern oder Fachfirmen zu organisieren und Termine mit den Mietern zu vereinbaren.

Welche Aufgaben Eigentümer selbst übernehmen wollen und welche sie abgegeben wollen, obliegt ihrer eigenen Entscheidung. Wollen Sie Dritte beauftragen, kann die nachfolgende Checkliste dabei helfen, die Aufgabenverteilung für den notwendigen Verwaltervertrag zu entscheiden.

Laden Sie hier kostenlos die Checkliste für die Immobilienverwaltung herunter!


Drucken Sie sich die Checkliste am besten aus und nehmen Sie diese in entsprechenden Situationen zur Hand. Sie können die Punkte dann auf dieser abhaken.


Checkliste für Verwaltung (.pdf)

Was bedeutet es, eine Hausverwaltung zu beauftragen?

Geben Eigentümer die komplette Hausverwaltung an spezialisierte Personen oder Unternehmen ab, sollten sie zunächst sicherstellen, dass diese zur Ausübung der Tätigkeiten berechtigt sind. Theoretisch kann jeder Hausverwalter werden, allerdings muss seit 2018 gemäß § 34c der Gewerbeordnung eine Erlaubnis zur Berufsausübung vorliegen. Um eine solche Erlaubnis zu erhalten, ist der zuständigen Behörde:

  • ein Nachweis über die Vermögensverhältnisse sowie über
  • einen angemeldeten Gewerbebetrieb und
  • ein Nachweis über eine Berufshaftpflichtversicherung vorzulegen.

Des Weiteren ist die Teilnahme an einer Berufsfortbildung von mindestens 20 Stunden innerhalb von drei Jahren nachzuweisen. Neben den eigentlichen Angeboten der Hausverwaltungen sollte also auch eine Erlaubnis vorhanden sein. Welche Aufgaben dann im Einzelnen übertragen werden und welche Vollmachten dafür notwendig sind, muss im Verwaltervertrag definiert sein.

Im Verwaltervertrag sind die Aufgaben der Hausverwaltung genau festgelegt.
Im Verwaltervertrag sind die Aufgaben der Hausverwaltung genau festgelegt.

Ohne bestimmte Vollmachten dürfen Hausverwalter einige Aufgaben im Namen des Eigentümers nicht übernehmen, so beispielsweise das Einfordern der Miete, das Durchführen von Mieterhöhungen oder die Beauftragung von Unternehmen für die Instandhaltung.

Oftmals beschränkt sich der Tätigkeitsbereich einer Hausverwaltung auf einen regionalen Radius, sodass Eigentümer, die Immobilien in verschiedenen Regionen besitzen, mehrere Firmen beauftragen müssen. Überregional tätige Unternehmen sind relativ selten. Ein Vergleich der Angebote ist in jedem Fall empfehlenswert, vor allem wenn es um die Angebotsbreite, die Kosten und die Vertragsdauer geht.

Eigentümer sollten auf eine langfristige Kooperation achten, denn das Wechseln eine Hausverwaltung bringt in der Regel einen enormen Aufwand mit sich. Zudem kann ein Unternehmen sich bei einer langfristigen Zusammenarbeit der betreffenden Immobilie besser annehmen und notwendige Maßnahmen vorausschauend planen bzw. mit dem Eigentümer absprechen. 

Achten Sie zudem darauf, dass eine entsprechende Versicherung aufseiten des Unternehmens bzw. des Hausverwalters vorhanden ist. Ein Nachweis des Versicherungsschutzes sollte Teil der Vertragsunterlagen sein und vom Eigentümer auch eingefordert werden. Unterlaufen Verwaltern Fehler, sollte der Schutz etwaigen Schäden oder Schadensersatzansprüche abdecken können. Denn ansonsten kann es passieren, dass Eigentümer für diese aufkommen müssen.

Hausverwaltung: Mit diesen Kosten ist zu rechnen

Bei einer Hausverwaltung ist in der Regel immer mit Kosten zu rechnen – egal ob der Eigentümer dies selbst übernimmt oder jemanden dafür beauftragt. Um einen Überblick über die verwalterischen Aufgaben und Buchungen zu behalten, nützen Eigentümer und auch externe Hausverwaltungen bestimmte Programme. Oftmals sind die Grundfunktionen dieser kostenlos verfügbar, wollen Verwalter allerdings mehrere Aufgaben darüber erledigen, kann das meist in den kostenpflichtigen Bereich fallen.

Hierbei ist es nicht selten, dass pro Mieteinheit und pro Monat abgerechnet wird. Es kann sich allerdings auch um einen pauschalen Jahrespreis handeln. Durchschnittlich sollten Kosten von 4 Euro pro Einheit und Monat oder 400 bis 500 Euro pro Jahr kalkuliert werden. Diese Beträge dürfen nicht im Rahmen der Nebenkosten auf Mieter umgelegt werden.

Hausverwaltung: Die vereinbarten Aufgaben bestimmen die Kosten mit.
Hausverwaltung: Die vereinbarten Aufgaben bestimmen die Kosten mit.

Liegt die Hausverwaltung bei einem externen Anbieter, wird dieser je nach Vertrag, Größe und Lage der Mieteinheit bezahlt. Eine Hausverwaltung bietet im Prinzip eine Dienstleistung an, die vom Eigentümer entsprechend vergütet wird.

Üblich ist, dass ein fester Betrag pro Wohneinheit und Monat vereinbart wird. Aber auch ein prozentualer Anteil ist hier möglich. Wichtig ist, dass die Hausverwaltung im Rahmen der kaufmännischen Tätigkeit auch eine Abrechnung für den Eigentümer erstellt, sodass dieser einen Überblick über die Kosten und ausgeführten Tätigkeiten erhält.

Eine gesetzliche Vorgabe oder eine Gebührenordnung für Hausverwalter gibt es nicht. Die Preise sind also in der Regel frei verhandelbar. Da ist es nicht verwunderlich, dass die Kosten für die Hausverwaltung bei Wohnungen niedriger ausfallen als bei Gewerbeeinheiten. Durchschnittlich sollten Eigentümer mit folgenden Aufwendungen rechnen:

  • 15 bis 30 Euro pro Monat und Einheit
  • 3 bis 10 Euro pro Monat für Garage oder Stellplatz
  • Stundenlohn für Tätigkeiten, die Anwesenheit des Verwalters/Mitarbeiters erfordern (etwa 60 Euro/Stunde)

Achtung: Im Wohnungsmietrecht dürfen auch diese Kosten für die Hausverwaltung nicht als Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden. Sie sind also allein vom Eigentümer zu tragen. Hierbei handelt es sich ausschließlich um die Kosten, die durch die Arbeit der Verwaltung entstehen, also das Honorar, welches ein Hausverwalter erhält. 

Im Gewerbemietrecht ist dies anders geregelt. Hier dürfen Hausverwaltungskosten in der Betriebskostenabrechnung aufgeführt sein. Denn die rechtlichen Regelungen der Betriebskostenverordnung greifen hier nur für vermieteten Wohnraum.

Quellen und weiterführende Links

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